Como redesenhei o calendário da minha equipe para ser mais produtivo

Como Designer de Produtos do Nubank, você pode estar muito envolvido em muitos assuntos e ter muitas reuniões. O que é incrível, porque você pode estar em movimento aprendendo e praticando muito. Mas também pode lhe sobrecarregar quando você tem que entregar algo e muitas coisas estão acontecendo ao mesmo tempo.

Na verdade, acho que você pode se identificar com esse cenário mesmo que não trabalhe no Nubank. E mesmo que não seja Designer de Produtos, né? O calendário pode ser esse monstro maligno que alimentamos com sims automáticos antes mesmo de pensar em como ele vai crescer selvagem e consumir todo o seu tempo livre. Neste artigo, vou passar pelo meu processo de redesenhar a agenda da minha equipe de mais de trinta pessoas para que possamos ter alinhamento suficiente e bastante tempo livre para focar.

Olhe a fera nos olhos

Depois de prestar muita atenção nos meus eventos, percebi que não estávamos sendo intencionais ao criar novos rituais e onde eles deveriam ser colocados para que pudéssemos tirar o melhor proveito deles. Para entender mais sobre os tipos de eventos, recriei o calendário no Figma (como na imagem acima, mas com títulos de eventos nas caixas) e fiz algumas marcações de cores simples para diferenciar os contextos: eventos de esquadrão, eventos de tribo, eventos de capítulo e eventos para toda a empresa. E de vez em quando eu tinha algumas tarefas e lembretes.
(Também funciona no Trello ou Notion.)

Percebi duas coisas aqui: como deveria ser, a maior parte do meu tempo era dedicada a rituais e reuniões relacionadas ao Esquadrão. Eu estava dizendo sim muitas vezes, não tem problema dizer não para alguns convites de eventos. Tente adiá-los para que você possa participar – ou simplesmente diga não se não precisar ir. (Educadamente, por favor 😊)

Conheça nossas oportunidades

Converse com sua equipe e construam juntos uma nova solução

É muito importante ressaltar que os eventos são feitos para muitas pessoas, e elas têm que concordar com qualquer mudança, então para mim o melhor foi reunir todo mundo para criarmos juntos uma nova solução.

Então comecei a conversar com a equipe, um por um, entendendo como eles se sentiam em relação aos eventos e sua produtividade. Descobri nessas conversas rápidas que na minha equipe havia dois tipos de pessoas:

1. Pessoas que adoram reuniões. É quando eles são produtivos: atualizando outras pessoas, fazendo discussões e alinhamentos. Assim como os profissionais de negócios e produtos.
2. Pessoas que odeiam reuniões. É quando eles não conseguem entregar seu trabalho. Como desenvolvedores e criativos. Para esse tipo, as coisas ficam ainda piores se você tiver um dia cheio de pequenos intervalos entre as reuniões.

E os designers de produtos? Qual é o nosso tipo? Sim, definitivamente estamos dos dois lados, tendo que ter reuniões, alinhamentos e discussões e ao mesmo tempo ter intervalos de pelo menos duas horas para sermos produtivos.

Experimentando cenários

Com esses diferentes tipos em mente, era hora de começar a redesenhar o calendário para deixar todos produtivos e felizes.

É neste momento que é importante usar o Figma ou algo diferente do Google Calendar: Eu fiz experimentos. Arrastando eventos para ver como eles podem criar espaços livres e bloqueados para que as pessoas possam se concentrar ou se alinhar.

A primeira coisa foi fixar no quadro os acontecimentos que eu não conseguiria mudar. Assim como eventos de tribo, capítulo e toda a empresa. Eles não são muitos, então eu poderia começar a partir daí para resolver as coisas.

Então tentei prestar atenção nos nossos rituais e por que eles existiam. Dessa forma eu poderia reorganizar, renomear, dividir, mesclar e rearranjar eventos neste dia que chamamos de Dia do Esquadrão. Toda segunda-feira temos um dia repleto de atualizações, alinhamentos, aprendizados, discussões e planejamento para o futuro. Assim as pessoas não precisarão se preocupar em entregar as coisas na segunda-feira, pois é o dia de olhar a equipe, o produto e a estratégia.

É claro que algumas pessoas ainda precisam ter reuniões durante a semana, como reuniões individuais, alinhamentos de pequenos grupos, lançamentos etc. Então, juntos, conseguimos recriar nosso antigo Dia Sem Reuniões em algo que respeitamos e que nos ajuda. Depois de cada Dia do Esquadrão, temos esta terça-feira dedicada a focar e proteger nossa equipe daquelas reuniões urgentes de última hora que, afinal, não são tão urgentes 😂.

Teste, aprenda e melhore

Implementar foi fácil. Decidimos tratar nossos rituais e calendário como um produto. Testando, aprendendo e iterando com o tempo. Então de vez em quando a gente mexe, apaga e cria coisas que se adequam ao nosso momento em equipe, e que nos deixam mais produtivos e focados.

Agora vivemos felizes para sempre com a entrega do nosso novo produto: o calendário da equipe. Se você tiver outras dicas de design de calendário, compartilhe nos comentários abaixo, eu adoraria aprender novos truques.