Cómo rediseñé el calendario de mi equipo para ser más productivo

Como Diseñador de Producto en Nubank, puedes estar muy involucrado en muchos temas y tener demasiadas reuniones. Lo cual es increíble porque puedes estar en movimiento aprendiendo y practicando mucho. Pero también puede resultar abrumador cuando tienes que cumplir y suceden muchas cosas al mismo tiempo.

De hecho, creo que puedes identificarte con este escenario incluso si no trabajas en Nubank. E incluso si no eres Diseñador de Producto, ¿verdad? El calendario puede ser este monstruo malvado al que alimentamos con síes automáticos antes incluso de pensar en cómo se volverá salvaje y se comerá todo tu tiempo libre. En este artículo, voy a repasar el proceso de rediseñar la agenda de mi equipo de más de treinta personas para que podamos tener suficiente alineación y mucho tiempo libre para concentrarnos.

Mira a la bestia a los ojos

Después de prestar mucha atención a mis eventos, me di cuenta de que no estábamos siendo intencionales al crear nuevos rituales y dónde debían ubicarse para poder aprovecharlos al máximo. Para comprender más sobre los tipos de eventos, recreé el calendario en Figma (como la imagen de arriba, pero con los títulos de los eventos en los cuadros) e hice algunas etiquetas de colores simples para diferenciar contextos: Eventos de escuadrón, eventos de Tribu, eventos de Capítulo y eventos para toda la Compañía. Y de vez en cuando tenía algunas tareas pendientes y recordatorios.
(También puedo verlo funcionando en Trello o Notion.)

Me di cuenta de dos cosas aquí: Como debería ser, la mayor parte de mi tiempo lo dedicaba a los rituales y reuniones relacionados con el Escuadrón. Dije que sí demasiadas veces, está bien decir no a algunas invitaciones a eventos. Intenta hacer que avancen para que puedas participar, o simplemente di no si no es necesario que vayas. (Cortésmente, por favor 😊)

Descubre las oportunidades

Habla con tu equipo y construyan juntos una nueva solución

Es muy importante tener en cuenta que los eventos están hechos para muchas personas y tienen que estar de acuerdo con cualquier cambio, por lo que, para mí, fue mejor involucrar a todos para crear juntos una nueva solución.

Entonces comencé a hablar con el equipo, uno por uno, para comprender cómo se sentían con respecto a los eventos y su productividad. Descubrí en estas rápidas conversaciones que en mi equipo había dos tipos de personas:

1. Personas que aman las reuniones. Aquí es cuando son productivos: actualizan a otras personas, mantienen discusiones y alineaciones. Al igual que la gente de negocios y productos.
2. Personas que odian las reuniones. Aquí es cuando no pueden realizar su trabajo. Como desarrolladores y creativos. Para este tipo de reuniones, las cosas son aún peores si tienes un día lleno de pequeños intervalos entre reuniones.

¿Qué pasa con los Diseñadores de Producto? ¿Cuál es nuestro tipo? Sí, definitivamente estamos en ambos lados, teniendo que tener reuniones, alineamientos y discusiones, y al mismo tiempo necesitando al menos bloques de dos horas para ser productivos.

Experimentar escenarios

Con esos diferentes tipos en mente, era hora de empezar a rediseñar el calendario para que todos fueran productivos y felices.

Este es el momento por el que es importante utilizar Figma o algo que no sea Google Calendar: Hice experimentos. Arrastrar eventos para ver cómo pueden crear espacios libres y bloqueados para que las personas puedan concentrarse o alinearse.

Lo primero fue fijar en el tablero los eventos que no podría cambiar. Al igual que los eventos de Tribu, Capítulo y de toda la Compañía. No son muchos, así que podría empezar desde ahí para solucionar las cosas.

Luego traté de prestar atención a nuestros rituales y a por qué existían. De esta manera podía reorganizar, renombrar, dividir, fusionar y reorganizar eventos en este día que llamamos Día del Escuadrón. Todos los lunes tenemos un día repleto de actualizaciones, alineaciones, aprendizaje, debates y planificación para el futuro. De esta manera la gente no tendrá que preocuparse por entregar las cosas el lunes, porque ese es el día para analizar el equipo, el producto y la estrategia.

Por supuesto, algunas personas todavía necesitan tener reuniones durante la semana como 1:1, alineaciones de grupos pequeños, inicios, etc. Así que juntos pudimos recrear nuestro antiguo día sin reuniones en algo que respetamos y que nos ayuda. Después de cada Día del Escuadrón, dedicamos este martes a concentrarnos y proteger a nuestro equipo de esas locas reuniones urgentes de último momento que, después de todo, no son tan urgentes 😂.

Probar, aprender y mejorar

Implementarlo fue fácil. Decidimos tratar nuestros rituales y calendario como un producto. Probar, aprender e iterar con el tiempo. Entonces, de vez en cuando movemos, eliminamos, creamos cosas que se adaptan a nuestro momento como equipo y nos hacen más productivos y concentrados.

Ahora vivimos felices para siempre con la entrega de nuestro nuevo producto: el calendario del equipo. Si tienes otros consejos de diseño de calendario, compártelos en los comentarios a continuación. Me encantaría aprender nuevos trucos.