Herramientas para ejecutar un taller de síntesis de UX Research de forma remota

Ya hizo su investigación y quiere compartirla con el equipo de manera que se sientan responsables y comprometidos con los resultados. Hoy les explicaré cómo realizamos un taller de síntesis colaborativa aquí en Nubank. El objetivo es convertir los datos de observación sin procesar en conocimientos con un gran equipo mientras se trabaja desde casa, pero con la misma fluidez que en persona.

Este no es un artículo con nuestra opinión sobre por qué estos talleres son importantes, sino una descripción de una configuración que funcionará si decide hacerlo. Y para ello, cubriremos tres herramientas clave que deberá tener a mano:

1. Base de conocimientos: para consultar los resultados de la investigación;
2. Tablero virtual: para colaborar visualmente en las actividades del taller;
3. Sala de conferencias: para instruir y discutir tanto en grupo como en equipo;

Si es nuevo por aquí, ¡hola! Asegúrese de consultar nuestros otros artículos de UX Research sobre cómo planificar su investigación y por qué nuestra cultura colaborativa es tan importante.

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1. Cómo configurar la base de conocimientos de su proyecto en Notion con los datos de su investigación

La base de conocimientos del proyecto permite a los participantes de su taller consultar los datos que ha recopilado durante sus sesiones (sin importar cómo se vean), discutir y resolver los problemas que les planteará en forma de actividades del taller. El escenario ideal es que el equipo tenga acceso de antemano para familiarizarse con las páginas de su proyecto tipo Wikipedia, así que si puede enviar el enlace de antemano: ¡hágalo! Tenga en cuenta que, aunque Notion es excelente en esto, su curva de aprendizaje puede ser complicada cuando se trata de manipular bases de datos, por lo que trabajaremos en una configuración específica para ayudar a sus participantes tanto como podamos.

Proporcionaré un puñado de plantillas en Notion al final de la publicación, pero la lógica detrás de ellas es muy importante para que pueda adaptarlas a sus proyectos. Además, si esto parece mucho trabajo para solo una sesión de taller, tenga en cuenta que esto es básicamente una forma de documentar su investigación de una manera que no necesitará ningún otro documento (¡lo prometo!).

Paso 1: Creando las bases de datos

Para empezar, creará dos páginas en Notion: la primera le permitirá agrupar sus datos por sesión o colección; la segunda será más granular, donde agregará los datos de observación sin procesar reales. ¿Demasiado abstracto? Bueno, digamos que hizo una ronda de entrevistas en profundidad: su primera base de datos se llamará Entrevistados (lo que significa que cada entrevistado fue una sesión separada), la segunda la llamaremos Transcripciones (donde dividiremos toda la conversación en temas). Seguiré usando el ejemplo de una ronda de entrevistas para hacer las cosas más tangibles, pero seguramente puede adaptar esta configuración a muchos métodos diferentes.

Primera base de datos: sesiones

Comenzará con una tabla simple en su base de datos de Entrevistados, usando el Nombre de su bloque para identificar a los participantes a través de un nombre o título. Es una buena práctica cambiar sus nombres por uno falso, pero sigo pensando que un nombre falso funciona mejor que la profesión y la edad. Simplemente los mantiene más como personas reales, y lo son.

Segunda base de datos: datos granulares

Ahora digamos que tiene sus datos granulares a mano. En este caso. Estoy usando transcripciones de las grabaciones de las entrevistas, pero las notas de un anotador funcionarán de manera muy similar. Es hora de montar la mesa en la que básicamente pegará todo lo que tiene y lo organizará. En este caso, el Nombre de la fila serán sus datos, así que vamos a cambiarle el nombre por lo que son: Transcripciones. A continuación, creará la propiedad que une estas dos bases de datos, una propiedad de Relación a la que puede llamar Entrevistados vinculada a la base de datos de Entrevistados que acabamos de crear.

Al hacerlo, ahora puede pegar el contenido de su transcripción en la columna Transcripción (Nombre) y agregar al participante específico en la columna Entrevistados (Relación). Aquí en Nubank incluso utilizamos Notion como herramienta para tomar notas, por lo que cuando llegamos a la parte de etiquetado, todo funciona aún mejor, sin necesidad de copiar y pegar.

Paso 2: Organizando sus datos

Etiquetando los fragmentos de datos

Ahora, para la siguiente parte de su segunda base de datos, creará una columna con una propiedad Selección Múltiple y la llamará ″Etiquetas″. Este es el momento en el que revisa los datos que recopiló y piensa cómo va a alcanzarlos en el futuro. Es posible que tenga una imagen muy clara en su cabeza de cómo funcionará esto al reflejar los bloques o secciones de la Guía de entrevistas, dividiéndolos por temas o preguntas de investigación que ya haya trazado. Luego, todo lo que tiene que hacer es separar toda su transcripción o notas en partes más pequeñas que pueda etiquetar, como esta:

Pero si no tiene una idea clara de sus temas como sistema, vale la pena experimentar un poco antes de ceder. Está bien comenzar inspirándose en la estructura interna de su organización, por ejemplo, donde los nombres de los equipos pueden ser temas de los que la gente podría haber hablado durante las entrevistas.

Marcado de fragmentos claves

El siguiente paso es opcional pero muy recomendable cuando tiene muchos pequeños fragmentos de datos. Cree una nueva fila en esta misma tabla y agregue una propiedad Casilla de Verificación. Normalmente le llamo ″Clave″. Utilizo esta propiedad para fragmentos de datos que definen a un entrevistado como persona o que son una respuesta perfecta a las preguntas de investigación del proyecto. El objetivo es asegurarnos de que estas joyas no pasen desapercibidas y muy pronto usaremos esto como filtro. Se parece a esto:

Creando una plantilla para las páginas de sus sesiones

De vuelta en su base de datos de Entrevistados, probablemente ya habrá notado que Notion creó otra columna en su tabla para asegurarse de que tenga un lugar para colocar todos esos bits de datos etiquetados que acaba de agregar. Ahora, al hacer clic en el nombre de su Entrevistado tiene una página para cada uno que puede llenar con más datos sobre esa persona o sesión. Lo que hago cada vez es crear una plantilla para poder configurar fácilmente el mismo formato de página para cada página del Entrevistado. Es tan sencillo como abrir una página en blanco y hacer clic en crear una plantilla.

En mi nueva plantilla, crearé una sección abierta para una imagen de una actividad que realicé con este entrevistado (digamos que revisamos juntos los conceptos de sacrificio durante la sesión y tomamos fotografías de los conceptos anotados) para mantener todo en el mismo lugar por motivos de organización.

A continuación, crearé una vista para todos los bits de transcripción que ha dicho este usuario específico. Lo haré agregando una base de datos vinculada a mi plantilla en forma de tabla. Vincularé esta vista a la base de datos de Transcripción y luego usaré la opción Filtro para que Notion sepa que quiero tener una visualización entrevistado por entrevistado. Si configura la propiedad Clave (Casilla de Verificación), este es un buen lugar para usarla. Agréguelo también al filtro para que el participante del taller pueda comprender a este entrevistado de un vistazo al revisar las citas que ha seleccionado. Terminaremos este filtro en el siguiente paso.

Agregar contenido a su página de sesión

Cuando haya terminado de configurar su plantilla, asígnele un título (aquí llamado “Plantilla de Entrevistado”), guárdela y comience con su primer entrevistado. Agregue la plantilla que acaba de crear en esta página y finalice los filtros seleccionando el Entrevistado exacto en su base de datos vinculada.

Después de hacer esto para cada página de Entrevistado, ahora puede acceder a los datos de su proyecto por sesión, profundizando en la comprensión de las personas que entrevistó o, por tema, comparando lo que diferentes personas dijeron sobre las mismas cosas. Para este segundo, mi forma favorita de hacerlo es crear una Nueva vista en tu base de datos de Transcripciones como un tablero agrupado por Etiquetas:

Paso 3: Creando páginas listas para el taller

Asignación a Grupos

Normalmente, cuando planifico talleres me gusta darle a los participantes la responsabilidad sobre un usuario o un grupo de usuarios. Eso los hace sentir defensores de la voz de esa persona y realmente caminar en su lugar durante las actividades. Para configurar esto, agregaré otra propiedad Seleccionar (y la llamaré Grupo) en la tabla Entrevistados para poder asignar los Grupos de Participantes para cada entrevistado. Tengo 8 entrevistados y 4 grupos de participantes. Eso nos da 2 entrevistados por grupo, lo que en mi experiencia (teniendo en cuenta que los participantes serán de 3 a 5 en un grupo) es una combinación sólida. Etiquetémoslos en consecuencia:

Creando la vista definitiva para Grupos

Ahora trabajaremos en la creación de algo en lo que un participante del taller pueda abrir fácilmente un enlace y tener todas las herramientas que necesita para trabajar en las actividades. Creemos una nueva página para el primer grupo y llamémosla Grupo A (aunque siéntase libre de ser más creativo). Hablaremos de eso más adelante, pero usaremos Miro como herramienta para resolver actividades, luego agreguemos un bloque de Miro. A continuación, agregaremos una base de datos vinculada a los Entrevistados asignados a este grupo, para que puedan tener fácil acceso a las páginas de las que serán responsables. Lo haremos filtrando a través de la propiedad Grupo (Seleccionar) que acabamos de crear.

Ahora también puede agregar una vista filtrada a la base de datos de Transcripciones si lo desea. Una buena idea es crear una vista de tablero Agrupado por Etiquetas (Selección múltiple) como la que agregamos al final del Paso dos y luego filtrar por los Entrevistados pertinentes a este grupo.

Otra buena idea si quieres mezclar las cosas es que el grupo sea responsable de varios entrevistados o sesiones en la primera mitad del taller y cambiarlo para que sean responsables de un tema específico (una de las Etiquetas) que abarca a todos los usuarios en la segunda mitad. ¡Me encanta este enfoque! Ya han empatizado con los usuarios que han llegado a conocer, pero ahora se ven obligados a pensar en una población más amplia en un ámbito más específico.

Una vez que haya terminado con la primera página, ahora puede duplicarla varias veces y simplemente cambiar los filtros según cada grupo. Terminó 🙂

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2. Cómo configurar un tablero colaborativo para actividades del taller en Miro

Usaremos Miro para este porque usamos Notion y se ven más lindos junto con esta nueva integración. Pero en realidad, he usado Mural en el pasado funcionando igual de bien y he visto a personas que también usan Figma para obtener resultados igual de buenos. El punto principal es: se necesita una herramienta donde las personas puedan ver lo que hacen otras personas mientras escriben y dibujan para trabajar en actividades con tiempo limitado.

Diseñe sus actividades

Cubriremos el diseño de la actividad en una publicación futura. Dado que hoy hablamos de herramientas, ″diseñar″ aquí significa literalmente diseñar las imágenes de sus actividades. No subestime el poder de crear estructuras similares a lienzos o utilizar lienzos prefabricados que coincidan con los objetivos de su investigación. Al poner un título y un post-it en blanco dentro de un rectángulo, les está dando a los participantes pistas visuales sobre lo que se espera que hagan, incluso si en realidad no prestan atención a su explicación.

Además, en nuestro formato, sus participantes estarán saltando de Notion a Miro todo el tiempo, por lo que tener espacios despejados para post-its, dibujos y todo lo demás les ayuda a tener una sensación de lugar más similar al mundo físico donde tendrían trozos de papel. Tenga todos los títulos de sus actividades, limitaciones de tiempo y espacios diseñados configurados en su tablero incluso antes de que comience la sesión. Si no quiere que se estropeen con actividades futuras (creo que esto también les ayuda a concentrarse en la tarea en cuestión), puede crear un tablero separado y simplemente copiar y pegar sus diagramas y lienzos cuando sea el momento adecuado.

Crea un espacio para cada grupo

Cada grupo ejecutará las mismas actividades en ámbitos ligeramente diferentes. Así que habilite un espacio para cada uno de ellos como lo harían si estuvieran sentados en una mesa. Una vez que sus lienzos estén listos, duplíquelos y tal vez codifíquelos por colores en grupos. Añada un título de grupo fácil de identificar en el área que designes para cada uno de ellos para que nadie se confunda acerca de dónde deberían estar trabajando. Agregue algunos espacios en blanco para que los participantes puedan completar sus nombres debajo del título. Cualquier cosa que se le ocurra que haga que el espacio parezca personalizable y tangible, pruébelo. Además, es una buena idea tener a mano un enlace a la página de Notion Group en caso de que alguien se lo pierda.

3. Cómo configurar su herramienta de conferencia para un taller remoto dividido en grupos

Como hemos estado comentando, la premisa de nuestro taller supone que tendrá datos que necesitará separar entre grupos de participantes. Eso es fácil cuando tiene una sala y puedes agrupar a las personas en mesas para que puedan discutir entre ellos, pero también puede aplaudir y traerlos de regreso a una discusión con todo el equipo. ¿Cómo puede hacer lo mismo de forma remota?

Breakout Rooms de Zoom

Zoom viene con la solución perfecta para esto y se llama Breakout Rooms. Todo lo que tiene que hacer es ir a sus propiedades avanzadas y marcar la casilla correspondiente. Luego ingrese a su sala de Zoom y cree la misma cantidad de salas que grupos de participantes tenga. Cuando las personas se unen a la llamada, como anfitrión, puede asignarles una sala específica (¡Grupo!). Lo único que debe tener en cuenta sobre Zoom es que necesitará una licencia Pro para cualquier reunión de más de 45 minutos.

Pero, en mi opinión, lo que hace que la solución de Zoom sea la mejor es que realmente emula la sensación de impartir un taller en un espacio físico. Puede hacer que todos abandonen la sala de grupos y regresen a la sala principal una vez que se acabe el tiempo y tengan que compartir sus resultados entre grupos. Las personas pueden pedir su ayuda a través de la herramienta y hacer que se una a su sala para aclarar una actividad. Se siente como si levantaran la mano y usted se uniera a su mesa.

Tandem o Discord

Aunque nunca he utilizado estas herramientas en un escenario de taller, como las he usado para otros fines, creo que el enfoque basado en la sala sería bastante útil. Al mantener una sala principal y una sala separada para los grupos, se podrían emular las Salas de Grupo con bastante facilidad, siempre y cuando se proporcione una comunicación clara sobre a qué sala ir para cada participante. Es fácil saltar de una sala a otra, lo cual es perfecto para que sus participantes se unan para ir y venir de la sala principal entre actividades, pero también para que usted, como facilitador, dé anuncios sobre el tiempo e instrucciones.

Otras soluciones

Digamos que desea una solución gratuita lo antes posible o que necesita trabajar con lo que ya tiene a mano. Una forma de resolver esto es crear múltiples enlaces de conferencia: uno para la sala principal y otro para cada grupo. Como facilitador, estará únicamente en la sala principal. Deberá preguntar cuándo las personas abandonan las salas del grupo para que se silencien pero permanezcan simultáneamente en ambas llamadas. De esta manera, podrán escucharle cuando llegue el momento de terminar una actividad o regresar a la sala principal si tienen alguna pregunta. Puede mezclar y combinar Hangouts, Whereby y otros servicios para resolver este problema si es necesario, y requerirá muy buenacomunicación según sus instrucciones. Pero definitivamente se puede hacer si configura enlaces de antemano y los prueba antes de su gran día.

Consejos finales sobre herramientas

• Por cada herramienta adicional que utilice, necesitará más pruebas y más licencias. Asegúrese de ejecutar los escenarios con algunos colegas si está tratando con algo que nunca ha usado antes. Además, envíe invitaciones para inscribirse de antemano utilizando la lista de personas que confirmaron en su invitación al taller. Ni Miro ni Notion tienen inicios de sesión de invitados, por lo que las personas deberán registrarse antes de tener acceso de edición a su material. Si su equipo nunca ha utilizado las herramientas, comience su taller pidiendo a las personas que completen su registro antes de hacer cualquier otra cosa.
• Hablando de licencias, una nota rápida sobre las herramientas de este artículo. Notion le permite invitar a nuevas personas a sus páginas de forma gratuita, incluso en la versión gratuita. Miro tiene pases temporales que también se adaptan a situaciones como ésta. Necesitará Zoom Pro para que sus Breakout Rooms (o cualquier reunión en la plataforma) duren más de 45 minutos (lo que ciertamente ocurre en un taller).
• La base de conocimientos de Notion se integra perfectamente con otros tipos de bases de datos de investigación. Esto agregará un nivel increíble de granularidad a cualquier repositorio de información que pueda crear. Así como vinculamos dos bases de datos en esta publicación, podría agregar una tercera, de nivel superior a las sesiones, para agrupar pepitas, y tal vez una cuarta, para agrupar conocimientos. Actualmente también estoy experimentando con este cambio de micro a macro y de macro a micro.

Como prometí, aquí está el enlace al tablero de Notion que puede duplicar como plantilla. ¡Diviértase y déjame saber si hace algo interesante con él!

(Un agradecimiento especial a Amanda Elyss, Amanda Legge, Lucas Terra, Kakau Fonseca, Natália Parodi, Paula Macedo y Ricardo Sato por revisar y brindar comentarios increíbles sobre esta publicación ❤.)