Ferramentas para realizar um workshop de síntese de UX Research remotamente

Então você fez sua pesquisa e quer compartilhá-la com a equipe de forma que se sintam responsáveis e engajados com os resultados. Hoje vou explicar como fazemos um workshop de síntese colaborativa aqui no Nubank. O objetivo é transformar dados brutos de observação em insights com uma grande equipe enquanto trabalha em casa, mas funcionando tão bem quanto presencialmente.

Este não é um artigo que explica por que esses workshops são importantes, mas uma descrição de uma configuração que funcionará se você decidir segui-la. E para isso, abordaremos três ferramentas essenciais que você precisará ter em mãos:

1. Base de conhecimento: para consultar resultados de pesquisas;
2. Quadro virtual: para colaborar visualmente nas atividades do workshop;
3. Sala de conferências: para instruir e discutir tanto em grupos quanto em equipe.;

Se você é novo aqui, olá! Não deixe de conferir nossos outros artigos de UX Research sobre como planejar sua pesquisa e por que nossa cultura colaborativa é tão importante.

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1. Como configurar a base de conhecimento do seu projeto no Notion com os dados da sua pesquisa

A base de conhecimento do projeto permite que os participantes do seu workshop consultem os dados que você coletou durante as sessões (não importa como seja), discutam e resolvam os problemas que você lhes apresentará na forma de atividades de workshop. O cenário ideal é que a equipe tenha acesso prévio para se familiarizar com as páginas tipo Wikipédia do seu projeto, então se você puder enviar o link com antecedência: por favor, envie! Tenha em mente que, apesar do Notion ser incrível para isso, a sua curva de aprendizado pode ser íngreme quando se trata de manipulação de bancos de dados, por isso trabalharemos em uma configuração específica para ajudar seus participantes o máximo que pudermos.

Disponibilizarei alguns modelos no Notion no final da postagem, mas a lógica por trás deles é superimportante para que você possa adaptá-los aos seus projetos. Além disso, se isso parece muito trabalhoso apenas para uma sessão de workshop, lembre-se de que esta é basicamente uma forma de documentar sua pesquisa de uma maneira que você não precisará de nenhum outro documento (prometo!).

Conheça nossas oportunidades

Passo 1: Criando bases de dados

Para começar, você criará duas páginas no Notion: a primeira permitirá agrupar seus dados por sessão ou coleção; a segunda será mais granular, onde você adicionará os dados brutos reais da observação. Muito abstrato? Bem, digamos que você fez uma rodada de entrevistas aprofundadas: seu primeiro banco de dados se chamará Entrevistados (o que significa que cada entrevistado foi uma sessão separada), o segundo chamaremos de Transcrições (onde dividiremos todas as conversas em temas). Continuarei usando o exemplo de uma rodada de entrevistas para tornar as coisas mais tangíveis, mas você certamente pode adaptar essa configuração para muitos métodos diferentes.

Primeira base de dados: sessões

Você começará com uma tabela simples em seu banco de dados de Entrevistados, usando o Nome do seu bloco para identificar os participantes por meio de, bem, um nome ou título. É uma boa prática mudar seus nomes para um nome falso, ainda acho que um nome falso funciona melhor do que a profissão e a idade. Isso os mantém mais parecidos com pessoas reais, o que eles são.

Segunda base de dados: dados granulares

Agora dizendo que você tem seus dados granulares em mãos. Neste caso. Estou usando transcrições das gravações das entrevistas, mas as anotações de um anotador vão funcionar quase igual. Chegou a hora de montar a tabela onde você basicamente vai colar tudo o que tem e organizar. Nesse caso, a coluna Nome conterá os seus dados, então vamos renomeá-la pelo que são: Transcrições. A seguir, você criará a propriedade que une esses dois bancos de dados, uma propriedade Relação que você pode chamar de Entrevistados, vinculada ao banco de dados Entrevistados que acabamos de criar.

Ao fazer isso, agora você pode colar o conteúdo da sua transcrição na coluna Transcrição (Nome) e adicionar o participante específico na coluna Entrevistados (Relação). Aqui no Nubank usamos o Notion até como ferramenta para fazer anotações, então quando chegarmos na parte da marcação tudo corre ainda mais tranquilo, sem necessidade de copiar e colar.

Passo 2: Organizando seus dados

Marcando os blocos de dados

Agora, para a próxima parte do seu segundo banco de dados, você criará uma coluna com uma propriedade Seleção múltipla e a chamará de “Tags”. Este é o momento em que você analisa os dados coletados e pensa em como irá alcançá-los no futuro. Você pode ter uma imagem muito clara de como isso vai funcionar, espelhando os blocos ou seções do Guia de Entrevista, dividindo por tópicos ou questões de pesquisa que você já têm mapeados. Então, tudo que você precisa fazer é separar toda a sua transcrição ou notas em pedaços menores que poderá marcar, assim:

Mas se você não tem uma visão clara dos seus temas como um sistema, vale a pena experimentar um pouco antes de se decidir. Não tem problema começar se inspirando na estrutura interna da sua organização, por exemplo, onde os nomes dos times podem ser tópicos sobre os quais as pessoas poderiam ter falado durante as entrevistas.

Marcando blocos principais

A próxima etapa é opcional, mas altamente recomendada quando você tem muitos pequenos blocos de dados. Crie uma nova coluna nesta mesma tabela e adicione uma propriedade Caixa de seleção. Eu costumo chamar essa de “Chave”. Eu uso essa propriedade para dados que definem um entrevistado como pessoa ou que são uma resposta perfeita às questões de pesquisa do projeto. O objetivo é garantir que essas joias não passem despercebidas, e usaremos isso como filtro muito em breve. Ela fica assim:

Criando um modelo para suas páginas de sessões

De volta ao seu banco de dados de Entrevistados, você provavelmente já percebeu que o Notion criou outra coluna em sua tabela para garantir que haja um lugar para colocar todos os dados marcados que você acabou de adicionar. Agora, ao clicar no nome do seu Entrevistado você tem uma página para cada um que pode preencher com mais dados sobre aquela pessoa ou sessão. O que faço sempre é criar um modelo para que possa configurar facilmente o mesmo formato de página para cada página de Entrevistado. É só abrir uma página em branco e clicar em criar um modelo.

No meu novo modelo, criarei uma seção aberta para uma imagem de uma atividade que realizei com este Entrevistado (digamos que revisamos conceitos de sacrifício juntos durante a sessão e tiramos fotos dos conceitos anotados) para manter tudo no mesmo lugar por uma questão de organização.

A seguir, eu vou criar uma visualização para todas as Transcrições do que esse usuário específico disse. Farei isso adicionando um banco de dados vinculado ao meu modelo na forma de uma tabela. Vou vincular essa visualização ao banco de dados de Transcrição e, em seguida, usar a opção Filtro para que o Notion saiba que quero ter uma visualização entrevistado por entrevistado. Se você configurou a propriedade Chave (Caixa de seleção), este é um bom lugar para usá-la. Adicione-a também ao filtro para que o participante do workshop possa entender esse Entrevistado de relance, examinando as citações que você selecionou. Terminaremos esse filtro no próximo passo.

Adicionando conteúdo à sua página de sessão

Quando a configuração do seu modelo estiver concluída, dê um título a ele (aqui chamado de “Modelo de Entrevistado”), salve-o e comece com seu primeiro entrevistado. Adicione o modelo que você acabou de criar nesta página e finalize os filtros selecionando o Entrevistado exato em seu banco de dados vinculado.

Depois de fazer isso para cada página de Entrevistado, agora você pode acessar os dados do seu projeto por sessão, aprofundando-se na compreensão dos indivíduos que entrevistou ou, por tópico, comparando o que diferentes pessoas disseram sobre as mesmas coisas. Para este segundo, minha maneira favorita de fazer é criar uma nova visualização no seu banco de dados de Transcrições como um quadro agrupado por Tags:

Você pode parar por aqui se quiser, mas o próximo passo transforma tudo em algo ainda mais fácil de alcançar e digerir para os seus participantes.

Passo 3: Criando páginas prontas para workshop

Atribuindo a grupos

Normalmente, quando planejo workshops gosto de dar aos participantes a responsabilidade sobre um usuário ou grupo de usuários. Isso faz com que eles se sintam defensores da voz daquela pessoa e realmente se coloquem no lugar dela durante as atividades. Para configurar isso, vou adicionar outra propriedade Seleção (e chamá-la de Grupo) à tabela Entrevistados para poder atribuir os Grupos de Participantes para cada entrevistado. Tenho 8 entrevistados e 4 grupos de participantes. Isso nos dá 2 entrevistados por grupo, o que na minha experiência (considerando que os participantes variam de 3 a 5 em um grupo) é uma combinação sólida. Vamos marcá-los de acordo:

Criando a visualização definitiva para grupos

Agora vamos trabalhar na criação de algo que um participante do workshop possa facilmente abrir a partir de um link e ter todas as ferramentas necessárias para trabalhar nas atividades. Vamos criar uma nova página para o primeiro grupo e chamá-la de Grupo A (sinta-se livre para ser mais criativo do que isso). Falaremos sobre isso mais tarde, mas usaremos o Miro como ferramenta de resolução de atividades, então vamos adicionar um bloco do Miro. A seguir, adicionaremos uma base de dados vinculada aos Entrevistados atribuídos a este grupo, para que tenham fácil acesso às páginas pelas quais serão responsáveis. Faremos isso filtrando a propriedade Grupo (Seleção) que acabamos de criar.

Agora você também pode adicionar uma visualização filtrada ao banco de dados de Transcrições, se desejar. Uma boa ideia é criar uma visualização de quadro Agrupado por Tags (Seleção múltipla) como aquela que adicionamos no final do Passo dois e depois filtrar pelos Entrevistados pertinentes a este grupo.

Outra boa ideia se você quiser misturar as coisas é fazer com que o grupo fique responsável por um número de entrevistados ou sessões na primeira metade do workshop, e trocá-los para que seja responsável por um tema específico (uma das Tags) que engloba todos os usuários na segunda metade. Eu adoro essa abordagem! Eles já simpatizaram com os usuários que conheceram, mas agora são forçados a pensar em uma população maior em um escopo mais específico.

Depois de terminar a primeira página, você pode duplicá-la algumas vezes e apenas alterar os filtros de acordo com cada grupo. Terminou 🙂

Confira nossas oportunidades de trabalho 

2. Como montar um quadro colaborativo para atividades de workshop no Miro

Vamos usar o Miro para este porque estamos usando o Notion e eles ficam mais fofos juntos com essa nova integração. Mas, sério, eu já usei o Mural no passado e funcionou tão bem quanto e vi pessoas também usarem o Figma e conseguindo resultados igualmente bons. O ponto principal é: você precisa de uma ferramenta onde as pessoas possam ver o que outras pessoas estão fazendo enquanto escrevem e desenham para trabalhar em atividades com limite de tempo.

Projete suas atividades

Cobriremos o design da atividade em uma postagem futura. Como estamos falando de ferramentas hoje, “design” aqui significa literalmente projetar o visual de suas atividades. Não subestime o poder de criar estruturas semelhantes a telas ou de usar telas pré-fabricadas que atendam aos objetivos da sua pesquisa. Ao colocar um título e um post-it em branco dentro de um retângulo, você dá aos participantes dicas visuais sobre o que se espera que façam, mesmo que não prestem atenção à sua explicação.

Além disso, em nosso formato, seus participantes saltarão do Notion para o Miro o tempo todo, portanto, ter espaços livres para post-its, desenhos e tudo mais os ajuda a ter uma sensação de lugar mais semelhante ao mundo físico onde teriam pedaços de papel. Tenha todos os títulos de suas atividades, restrições de tempo e espaços projetados configurados em seu quadro antes mesmo da sessão começar. Se você não quer que eles levem um spoiler das atividades futuras (acredito que isso também os ajuda a se concentrarem na tarefa atual), você pode criar um quadro separado e simplesmente copiar e colar seus diagramas e telas quando chegar a hora certa.

Crie um espaço para cada grupo

Cada grupo executará as mesmas atividades em escopos ligeiramente diferentes. Portanto, prepare um espaço para cada um deles, como fariam se estivessem sentados em uma mesa. Quando suas telas estiverem prontas, replique-as e talvez codifique-as por cores em grupos. Adicione um título de grupo fácil de identificar na área designada para cada um deles, para que ninguém fique confuso sobre onde deve trabalhar. Acrescente alguns espaços em branco para que os participantes possam preencher seus nomes abaixo do título. Qualquer coisa que você possa imaginar que faça o espaço parecer personalizável e tangível, experimente. Além disso, é uma boa ideia manter um link para a página do grupo no Notion em mãos, caso alguém o perca.

3. Como configurar sua ferramenta de conferência para um workshop remoto dividido em grupos

Como discutimos, a premissa do nosso workshop pressupõe que você terá dados que precisará separar entre grupos de participantes. Isso é fácil quando você tem uma sala e pode agrupar as pessoas em mesas para que possam discutir entre si, mas também pode bater palmas e trazê-las de volta para uma discussão com toda a equipe. Como você pode fazer a mesma coisa remotamente?

Salas simultâneas do Zoom

O Zoom vem com a solução perfeita para isso e é chamado de salas simultâneas. Tudo o que você precisa fazer é acessar suas propriedades avançadas e marcar a caixa correspondente. Em seguida, entre na sua sala Zoom e crie o mesmo número de salas que de grupos de participantes. Quando as pessoas entram na chamada, como anfitrião, você pode atribuir a elas uma sala específica (Grupo!). A única coisa a ter em mente sobre o Zoom é que você precisará de uma licença Pro para qualquer reunião com duração superior a 45 minutos.

Mas o que torna a solução do Zoom a melhor, na minha opinião, é que ela realmente emula a sensação de fazer um workshop em um espaço físico. Você pode fazer com que todos saiam das salas simultâneas e voltem para a sala principal quando o tempo acabar e eles tiverem que compartilhar seus resultados entre os grupos. As pessoas podem pedir sua ajuda por meio da ferramenta e fazer com que você entre na sala para esclarecer uma atividade. É como se eles estivessem levantando a mão e você se juntasse à mesa deles.

Tandem ou Discord

Embora eu nunca tenha colocado essas ferramentas em um cenário de workshop, como as usei para outros fins, sinto que a abordagem baseada em sala seria bastante útil. Ao manter uma sala principal e uma sala separada para os grupos, pode-se emular as salas simultâneas com bastante facilidade, desde que você forneça uma comunicação clara sobre a sala para cada participante. É fácil saltar de uma sala para outra, o que é perfeito para que seus participantes se juntem para ir e voltar da sala principal entre as atividades, mas também para você, como anfitrião facilitador, dar anúncios sobre prazo e instruções.

Outras soluções

Digamos que você queira uma solução gratuita o mais rápido possível ou que precise trabalhar com o que já tem em mãos. Uma maneira de resolver isso é criar vários links de conferência: um para a sala principal e outro para cada grupo. Como anfitrião, você estará apenas na sala principal. Você precisará pedir, quando as pessoas saírem das salas de grupo, para que elas desliguem o som, mas permaneçam simultaneamente nas duas chamadas. Dessa forma, elas poderão ouvi-lo quando chegar a hora de terminar uma atividade ou voltar para a sala principal se tiverem alguma dúvida. Você pode misturar e combinar Hangouts, Whereby e outros serviços para resolver isso, se necessário, o que exigirá uma comunicação muito boa das suas instruções. Mas definitivamente pode ser feito se você configurar links com antecedência e testá-los antes do seu grande dia.

Dicas finais sobre ferramentas

• Para cada ferramenta extra usada, você precisará de mais testes e mais licenças. Certifique-se de testar os cenários com alguns colegas se estiver lidando com algo que nunca usou antes. Além disso, envie convites para inscrições com antecedência usando a lista de pessoas que confirmaram no convite do workshop. Nem o Miro nem o Notion têm logins de convidados, então as pessoas precisarão se inscrever antes de terem acesso para edição do seu material. Se sua equipe nunca utilizou as ferramentas, inicie seu workshop pedindo que as pessoas concluam o cadastro antes de você fazer qualquer outra coisa.
• Falando em licenças, uma breve nota sobre as ferramentas deste artigo. O Notion permite que você convide novas pessoas para suas páginas gratuitamente, mesmo na versão gratuita. Miro tem passes temporários que também se adaptam a situações como essa. Você precisará do Zoom Pro para que suas salas simultâneas (ou qualquer reunião na plataforma) durem mais de 45 minutos (o que um workshop certamente dura).
• A base de conhecimento do Notion integra-se perfeitamente com outros tipos de bancos de dados de pesquisa. Isso adicionará um nível incrível de granularidade a qualquer repositório de insights que você possa construir. Assim como vinculamos dois bancos de dados nesta postagem, você pode adicionar um terceiro, de nível superior às sessões para agrupar informações, e talvez um quarto, agrupando insights. Atualmente, também estou experimentando com essa troca de micro para macro e macro para micro.

Como prometido, aqui está o link para o quadro do Notion que você pode duplicar como modelo. Divirta-se e me avise se você fizer algo legal com ele!

(Agradecimentos especiais a Amanda Elyss, Amanda Legge, Lucas Terra, Kakau Fonseca, Natália Parodi, Paula Macedo e Ricardo Sato pela revisão e feedback incrível desta postagem ❤.)